浅谈中小企业实现会计电算化的模式

    摘　要:加强中小企业的财务核算与管理工作,实现会计电算化是必由之路。由于中小企业的规模、所属行业、经营内容等不同,建立计算机会计信息系统的模式也就不同。本文提出根据中小企业的具体情况,可以通过购买商品化软件构建企业会计信息系统、在线租用的ＡＳＰ方式、开展计算机会计代理记账业务等模式来达到实现会计电算化的目的。

    中小企业是推动我国经济发展的重要力量,在经济社会协调发展方面发挥着重要作用。根据有关部门统计,中国ＧＤＰ的55.6%,工业新增加值的74.7%,销售额的58.9%,税收的46.2%和出口总额的62.3%,是由中小企业创造的;专利技术的65%、技术创新的75%以上和新产品的80%都是由中小企业完成的;中小企业提供的就业岗位已占到就业岗位的75%。为推动中小企业和非公有制经济的发展,我国政府先后颁布了《中小企业促进法》和《国务院关于鼓励支持和引导个体私营等非公有制经济发展的若干意见》,从宏观政策方面不断加大对中小企业和非公有制经济的引导和支持力度。但是,根据2004年《中国信息统计年鉴》的数据,我国中小企业实现会计电算化的水平还整体落后,与发达国家相比差距较大,亟待发展。

    财政部关于大力发展我国会计电算化事业的意见中指出,到2010年,力争使80%以上基层单位基本实现会计电算化,从根本上扭转基层单位会计信息处理手段落后的状况。中小企业实现会计电算化已纳入了国家相关制度之中。但是,由于中小企业的规模不同、行业不同、经营内容不同,建立计算机会计信息系统的模式也就不同。企业如何建立自己的计算机会计信息系统,必须根据企业的具体情况来决定。根据我国目前中小型企业的实际情况,笔者认为实现会计电算化通常有如下几种模式:

    1　购买商品化软件构建企业会计信息系统

    我国的财务软件经过二十多年的发展,已形成颇具实力的产业,软件产品由从核算阶段发展到财务管理阶段及企业管理一体化阶段。与此同时,国外的管理软件也已进入我国市场。由于软件产品种类繁多,功能不尽相同,价格差距较大,如何选择一套适合本企业的财务软件,是中小企业管理者和财务人员相当关心的一个问题。企业应选购适合自身业务需要的商品化软件。选购财务软件可按以下步骤进行。

    1 1　认清企业环境并确定自身的需求

    企业环境,包括企业规模、所属行业、机构设置、业务特点、硬件配置、人员素质、预计资金投入及将来发展等。根据这些情况,确定企业所需要财务软件的性能、功能、运行平台、支持方式、实施方法等。就我国中小企业发展的现状来看,不平衡性和多层次性十分明显,在购置软件时,既要留有余地,具有前瞻性,又要追求实用性和合理性的比价,避免小材大用或者大材小用。

    比如,大多数没有太多特殊业务处理要求的中小企业,通常应从账务处理入手,以完成会计核算为初始目的,建立自己的计算机会计信息系统。在我国商品化软件中,账务和报表系统的发展最为成熟,通用性也最好,具有较好的使用基础。对于往来业务较多的中小企业,在选择账务系统时,应重点选择往来处理功能较强的财务软件,以便对企业的往来业务进行较为严格的管理,而不需要另外购买购销存系统以节约经费;固定资产不多,特别是固定资产的增减变化很少的中小企业,也可以在账务系统中进行处理,而不必单独购买固定资产管理系统;对于不需要单独设立人事部门的中小企业,可以选择具有简单人事管理功能的工资软件,以便解决人事信息的管理需要。

    中小企业中的各种专业商店,如各种零配件商店、服装专卖店等,这些企业的业务一般比较单纯,账务处理也比较简单,最大的困难往往是对品种繁多的库存商品进行严格而灵活的管理,以减少库存,提高企业经济效益。对于这类企业,不应强求一开始就建立完整的会计信息系统,重点应放在建立一个较理想的进销存管理系统。这样的系统,可以及时提供商品销售情况、销售人员工作业绩、库存商品资料和相应的统计分析信息,从而为企业管理人员确定合理库存、进货数量、工作人员奖励提供依据,进一步的发展是与账务系统联网,从而形成完整的企业管理信息系统。

    1 2　了解市场上的财务软件

    市场上通过财政部门评审的财务软件,一般都具有账表、存货、工资、固定资产管理等通用模块,有的增加专项核算,如往来账项管理、供产销、进销存、成本核算等,有的还具有一定的财务分析功能。因此,应根据企业的需求对财务软件进行鉴别分析,充分考虑系统是否安全、稳定;操作是否方便简捷;软件是否易学易用;界面是否美观;功能是否能满足企业日常会计核算的要求;查询能否保证日常财务管理和数据的提取需求;打印功能操作是否方便;输出账页格式是否美观;财务分析功能是否适用;是否可以进行二次开发等等。在了解过程中,既可以找专门从事软件咨询服务的公司进行咨询,也可以找与本单位环境相似的用户进行考察,同时,也可参阅专业媒体有关财务软件的评测报告,在实用性的前提下追求先进性。

    需要特别注意的是:财务软件并不是版本越高,软件功能就一定越好,更不能认为版本越高,功能就越全,就越能适合企业的需要。企业在选购软件时应对软件的功能进行详细考察,必要时可通过试用对软件进行更充分的考察。有条件的中小企业可以考虑选择整套软件或者其中的部分子系统,来建立企业的计算机会计信息系统,以解决企业财务管理的需要。

    1 3　选择供应商进行洽谈

    认清了企业自身的环境,确定了自己的需求后,可根据对市场上财务软件的了解,选择几家供应商进行洽谈,一方面让其对产品进行详尽的介绍,提供试用版进行验证,看是否能满足企业的需求;另一方面考察供应商服务情况,如培训、售后服务、已有用户的使用情况等。货比三家,通过对供应商的考察,确定从哪一家购买适合本企业的财务软件,最后商定价格、售后服务、付款事项等。

    2　在线租用的ＡＳＰ方式

    所谓ＡＳＰ,是源自英文ＡｐｐｌｉｃａｔｉｏｎＳｅｒｖｉｃｅＰｒｏｖｉｄｅｒ的缩写,通常中文译为“应用服务提供商”。通俗地说,ＡＳＰ是一种业务租赁模式,企业用户可以直接租用ＡＳＰ的计算机及软件系统进行自己的业务管理,任何用户只要有网络浏览器,就可以向ＡＳＰ租用所需要的软件,而不必在本地的机器上安装该软件。由于ＡＳＰ将应用程序及相关服务打包,通过网络交付,不仅降低了用户的成本,而且可以极大的提高用户的满意程度、减少用户风险,因此,ＡＳＰ模式颇受中小企业的欢迎。

    这种在线租用的ＡＳＰ方式,可以大大减少用户建立计算机会计信息系统的初始成本和系统建设的风险,减少用户对硬、软件维护的工作量和维护难度。还可以通过网络获得技术支持,并及时、方便地对软件进行升级。这种方式特别适用于那些目前规模不大,但很有发展远景的中小企业。对这些企业来说,只要具有规范的会计基础工作和一定素质的会计人员,支付少量的租金就可以建立起自己完善的会计、企业管理信息系统,既可以缓解目前的资金紧张,又可以获得计算机系统对管理的强大支持。

    ＡＳＰ模式在国外的应用已经非常普及,并成为中小企业会计电算化建设的一个主要模式。在美国,目前有60%的中小企业都不同程度的采用了ＡＳＰ模式。有专家预计,未来几年内ＡＳＰ模式将保持22%的年增长率,今年全球ＡＳＰ市场将达到130亿美元。在我国,ＡＳＰ模式也是方兴未艾,如北京、广州、无锡、上海、杭州等地,都相继建起了针对中小企业会计电算化建设的ＡＳＰ平台。

    当然,在线租用的ＡＳＰ方式目前还存在一些问题,主要表现在:在互联网上处理企业的经济业务是否具有足够的安全性;软件的租赁费用和上网费用是否能够被企业接受;网络的响应速度是否满足业务处理的需要等等,其中,安全性是关键问题。随着网络技术和现代信息技术的发展,这些问题都将会得到改善。

    3　开展计算机会计代理记账业务

    以小型商业和服务业为代表的小型企业,业务比较简单,经济、技术实力较弱,人员素质也较低,这些企业一般难以维持一个自己的计算机系统。这些企业往往通过减少人力资源的开支,来提高人均效益。对于这类企业,发展商业连锁经营,建立配送中心集中管理,通过联合多个企业的力量,在降低成本的同时,利用先进技术使企业管理推向现代化,是一种可选择的发展模式。暂时无法改变现状的小型企业,也可以请经过批准、有能力开展计算机会计代理记账业务的企业代为处理会计业务。这样,不仅可以节约人力、物力,还可以利用代理记账单位的设备和技术力量进行必要的财务分析,为提高企业的经济效益提供相应的管理信息。

    4　结束语

    综上所述,管理创新是中小企业发展的重要条件。会计工作是经济管理的重要组成部分,必须充分利用计算机技术和现代信息技术改进企业的会计核算、财务管理机制和手段,通过提供准确、可靠、及时、充分的会计信息,来充分挖掘企业的内部资源和提高企业现代化管理水平。中小企业实现会计电算化的基本目的,一是提高企业会计核算的效率和质量,满足企业内外有关方面对会计信息的需要;二是通过建立计算机会计信息系统,提高企业的经济效益和社会效益。如何实现这样的目的可以有多种途径,中小企业应根据自己的特点,综合考虑企业的需要与可能,来确定实现会计电算化的模式。

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